Manual de uso

Sistema Biométrico de control de entradas y salidas — Guía para administradores de empresa

Este manual cubre las tareas del administrador de empresa: sectores, horarios, empleados, biometría, fichaje y reportes. El orden recomendado para empezar es: 1) crear sectores → 2) crear horarios → 3) crear empleados, asignarles sector + horario y registrar su rostro → 4) repartir el QR / link para que fichen.

1. Primeros pasos

Ingresar al sistema

  1. Abrí la dirección del sistema en el navegador e ingresá con tu usuario y contraseña.
  2. Vas a entrar al Dashboard de tu empresa.

El panel y el menú

A la izquierda está el menú con las secciones de tu empresa:

  • Dashboard: QR de la empresa y resumen.
  • Registros y Reportes.
  • Empleados, Sectores, Horarios y Configuración Biometría.
  • Manual (esta guía) y Salir.
En el celular, tocá el botón arriba a la izquierda para abrir el menú. También hay un botón para ocultar el menú y ganar espacio en la PC.

Editar perfil y contraseña

  1. En la parte superior del menú, tocá el lápiz al lado del nombre.
  2. Podés cambiar el nombre para mostrar y la contraseña (dejá los campos de contraseña vacíos si no querés cambiarla).
  3. Guardá los cambios.

2. Inicio (Dashboard) y código QR

Código QR de la empresa

En el Dashboard, con tu empresa seleccionada, vas a ver el QR que usan los empleados para fichar desde su celular.

  1. Podés descargarlo en PNG o PDF e imprimirlo o enviarlo.
  2. También aparece el enlace del QR por si querés compartirlo directo.

En el Dashboard hay un bloque “Dispositivo Fijo de Registro” con un enlace para abrir en una PC o tablet fija dentro de la empresa: la cámara queda escaneando rostros y registra automáticamente. Ver Dispositivo fijo.

3. Sectores

Un sector es un lugar de trabajo: una ubicación geográfica y un radio. Sirve para validar que el empleado esté en el lugar al fichar (geocerca). Los horarios ya no viven dentro del sector — ahora son un módulo aparte (ver Horarios) y se combinan con el sector al asignárselos a cada empleado.

Crear un sector

  1. Entrá a Sectores → Nuevo Sector.
  2. Completá Nombre y (opcional) Descripción.
  3. Marcá el punto en el mapa haciendo clic, o arrastrando el marcador. La latitud y longitud se completan solas.
  4. Definí el Radio (metros) y la Zona horaria.
  5. Guardá.

Buscar una dirección

Arriba del mapa hay un buscador: escribí una dirección (por ej. “Av. Corrientes 1234, Buenos Aires”), tocá Buscar y elegí un resultado. El mapa se centra ahí. Después podés ajustar el punto exacto haciendo clic o arrastrando el marcador.

Radio y zona horaria

  • Radio: distancia máxima (en metros) desde el punto central dentro de la cual se considera “en rango”. El círculo rojo en el mapa lo muestra.
  • Zona horaria: se usa para calcular la hora del fichaje. Por defecto Buenos Aires.

Para fijar la ubicación de un sector desde el lugar real (por ejemplo, que un encargado la declare parado en el sitio), podés generar un link para que la marque desde su propio celular:

  1. En Sectores, en la fila del sector, tocá el botón verde (link de ubicación).
  2. Se genera un link de un solo uso. Copialo y envialo (WhatsApp, mail, etc.).
  3. La persona lo abre, toca “Obtener mi ubicación”, revisa el mapa y confirma. Esa posición queda como ubicación del sector.
El link funciona una sola vez. Si hace falta, podés volver a generarlo (el anterior deja de servir).

Editar o desactivar

Con los botones de cada fila podés editar o eliminar/desactivar un sector.

4. Horarios

Novedad. Los horarios ahora son un módulo independiente (menú Horarios). Se crean una vez y se reutilizan en todos los empleados que quieras. Ya no se cargan dentro del sector.

Qué es un horario

Un horario es una plantilla de jornada con un nombre descriptivo (ej. “Turno mañana”, “Cocina partido”), un margen de gracia y, por cada día de la semana, uno o más tramos. Cada tramo se define con la hora de entrada y la cantidad de horas del turno; la hora de salida se calcula sola (entrada + duración).

Crear un horario

  1. Entrá a Horarios → Nuevo Horario.
  2. Poné un Nombre descriptivo y el Margen de gracia (en minutos; por defecto 15).
  3. En cada día que corresponda, tocá Agregar tramo y cargá Entrada y Horas del turno. La salida aparece calculada al instante.
  4. Guardá.
Ejemplo: entrada 08:00 y 8 hs → salida 16:00. Cargás solo los días que trabaja; los demás quedan vacíos.

Turno partido y turno nocturno

  • Turno partido: cargá varios tramos en el mismo día. Ej. Lunes 10:00 × 3 hs (sale 13:00) y 16:00 × 4 hs (sale 20:00).
  • Turno nocturno: si la salida cae al día siguiente, el sistema lo contempla. Ej. entrada 22:00 × 6 hs → salida 04:00 (+1 día). Se muestra el aviso “+1 día”.

Margen de gracia

El margen de gracia (por defecto 15 min, editable por horario) es la tolerancia en la entrada y en la salida: si el empleado llega o se va dentro de ese margen, no se cuenta como llegada tarde ni como horas extra. Recién fuera del margen se registra tarde (entrada) u horas extra (salida). Ver cómo impacta en Reportes.

5. Empleados

Crear un empleado

  1. Entrá a Empleados → Nuevo Empleado.
  2. Completá Nombre, Apellido y DNI (obligatorios), y teléfono/email si querés.
  3. Guardá. El empleado queda Sin registrar biometría hasta que cargues su rostro.

Asignar Sector/Horario

Desde Editar empleado, en “Sectores / Horarios asignados”, combinás dónde y cuándo trabaja:

  1. Tocá Agregar Sector/Horario.
  2. Elegí el Sector (buscador) y, si corresponde, el Horario por nombre (buscador). Al elegir el horario se muestra la entrada/salida por cada día de la semana para que verifiques.
  3. Agregá. Podés cargar varias combinaciones (por ejemplo el mismo empleado en dos sectores, o con dos horarios).
Esta combinación sector + horario es la que usa el sistema para validar el fichaje y para calcular los reportes.

Fichar sin sector

Si tildás “Puede registrar biometría sin estar en ningún sector”, el empleado (ej. un vendedor en lo del cliente) puede fichar aunque no esté dentro de ningún sector; se guarda igual la ubicación del fichaje. Si además asignás un sector sin horario, ese sector solo valida ubicación y alterna entrada/salida.

Registrar el rostro desde el panel

  1. En la fila del empleado, tocá el botón (Registrar Biometría).
  2. Tocá Iniciar Cámara y seguí las indicaciones: se toman 3 capturas (frente, izquierda, derecha).
  3. Cuando estén las 3, tocá Guardar Rostro.
Buena iluminación, fondo neutro y rostro centrado. Sin anteojos de sol ni barbijo.

Si el empleado no está presente, mandale un link para que registre su rostro él mismo desde su celular:

  1. En Empleados, en la fila del empleado, tocá el botón verde .
  2. Se genera un link de un solo uso. Copialo y envialo (WhatsApp, mail, etc.).
  3. El empleado lo abre, toca Iniciar cámara, captura las 3 tomas y guarda.
El link sirve una sola vez. Podés volver a generarlo cuando quieras; el anterior se invalida.

Reempadronar

Si un empleado dejó de ser reconocido (cambió mucho su aspecto, mala carga inicial, etc.), volvé a registrar su rostro desde el panel, o generale un nuevo link de empadronamiento. La nueva carga reemplaza la anterior.

Ver horarios de empleados (imprimible / PDF)

Arriba en Empleados tenés el botón Ver horarios de empleados: abre una vista gráfica con, por cada empleado, sus sectores y horarios y la entrada/salida por día de la semana.

  1. Revisá la grilla.
  2. Tocá Imprimir / Guardar PDF para imprimirla o guardarla como PDF.

6. Configuración de biometría

En Configuración Biometría ajustás la sensibilidad del reconocimiento. Si no estás seguro, dejá los valores recomendados.

  • Umbral de reconocimiento (recom. 0.35): más bajo = más exigente (más seguro, pero puede rechazar válidos).
  • Intervalo de detección (recom. 200 ms): cada cuánto se analiza el video.
  • Tamaño de entrada (recom. 416 px): más alto = más preciso pero más lento.
  • Confianza mínima (recom. 0.50): qué tan seguro debe estar de que hay un rostro.
Tenés un botón Reset a valores recomendados por si querés volver al estándar.

7. Fichaje (uso diario)

Por QR en el celular

  1. El empleado escanea el QR de la empresa (del Dashboard) o abre el enlace.
  2. Toca Iniciar Cámara, permite el acceso a la cámara y la ubicación.
  3. Centra su rostro; el sistema lo reconoce y registra entrada o salida.

Dispositivo fijo (cámara constante)

Para un punto de fichaje fijo (PC/tablet en la entrada): abrí el enlace de dispositivo fijo del Dashboard. La cámara queda activa y va registrando a cada persona que se reconoce. No necesita que nadie apriete botones.

¿Entrada o salida?

Al fichar dentro de un sector, el sistema mira el horario asignado a ese sector para ese empleado y elige el evento más cercano: si estás cerca de una entrada marca entrada; si estás cerca de una salida marca salida (contemplando turnos partidos y nocturnos). Si el sector no tiene horario asignado, alterna entrada/salida. Si ya existe un registro en ese tramo, te pide confirmar.

Geolocalización y rango

Al fichar por QR, el sistema verifica que el empleado esté dentro del radio de alguno de sus sectores asignados. Si está fuera y no tiene habilitado fichar sin sector, avisa y no registra. (El dispositivo fijo no usa geolocalización: se asume que está dentro de la empresa.)

Foto del fichaje

Cada fichaje guarda una foto pequeña del momento, optimizada para ocupar poco espacio. La ves en el listado de Registros.

8. Registros

Ver y filtrar

En Ver Registros tenés todos los fichajes. Filtrá por fecha desde/hasta, sector y empleado, y tocá Buscar.

Ver la foto

La columna Foto muestra la miniatura del fichaje. Hacé clic en la miniatura para verla en grande.

Editar o eliminar

Con los botones de cada fila podés editar la fecha/hora y el tipo (entrada/salida) , o eliminar el registro (pide doble confirmación).

Cargar un registro manual

  1. Tocá Cargar Registro Manual.
  2. Elegí empleado, fecha, tipo, hora y opcionalmente sector.
  3. Guardá. Útil cuando alguien no pudo fichar.

Exportar

Con los botones de exportación podés bajar los registros a Excel, PDF, CSV o imprimirlos.

9. Reportes

En Reportes generás el detalle de un empleado en un rango de fechas: horas trabajadas, llegadas tarde, horas extra, faltas/ausencias y días trabajados, comparado con los horarios asignados.

  1. Elegí empleado y rango de fechas.
  2. Generá el reporte y, si querés, exportalo.
Las llegadas tarde y las horas extra respetan el margen de gracia de cada horario: dentro del margen no cuentan. Los turnos que cruzan la medianoche se emparejan con la salida del día siguiente.

10. Problemas frecuentes

No se abre la cámara

El navegador debe tener permiso de cámara. En el celular, usá el navegador por defecto (Chrome/Safari) y aceptá el permiso. El enlace debe abrirse con https.

“Está fuera del rango del sector”

El empleado no está dentro del radio del sector. Verificá la ubicación del sector y el radio (Sectores → Editar), o usá el link de ubicación para fijar la posición correcta.

No reconoce al empleado

Probá con mejor iluminación. Si sigue sin reconocer, reempadroná el rostro. También podés ajustar la sensibilidad.

Marca mal entrada/salida o cuenta tarde/extra de más

Revisá el horario asignado al empleado en ese sector (Empleados → Editar → Sectores/Horarios) y el margen de gracia. La entrada/salida y los cálculos salen de esa combinación.

El link de un solo uso “ya fue utilizado”

Cada link (de ubicación o de empadronamiento) sirve una vez. Generá uno nuevo desde el listado correspondiente.

¿Algo no figura acá o necesitás ayuda? Contactá al administrador del sistema.